Wybór firmy sprzątającej do biura wygląda na prostą sprawę. W praktyce to jedna z tych decyzji, które potrafią odbić się na codziennym komforcie pracy, wizerunku firmy i kosztach operacyjnych. Jeśli sprzątanie działa dobrze, nikt o nim nie myśli. Jeśli działa źle, myśli o nim każdy, od recepcji po zarząd, bo brudne toalety, kurz na biurkach czy bałagan w kuchni są widoczne natychmiast.
Największy problem polega na tym, że wiele firm wybiera usługę „na szybko”. Albo bierze najtańszą ofertę. Albo podpisuje umowę, w której wszystko jest opisane ogólnie i później zaczyna się przeciąganie, co było „w cenie”, a co jest „dodatkowe”. Do tego dochodzą kwestie bezpieczeństwa danych, dostępów do pomieszczeń, odpowiedzialności za szkody i brak jasnej osoby do kontaktu. Z takiego układu prawie zawsze wychodzi frustracja.
W tym artykule pokazuję najczęstsze błędy, które firmy popełniają przy wyborze firmy sprzątającej. I co ważniejsze, jak zrobić to mądrze, żeby po podpisaniu umowy sprzątanie po prostu działało.
Dlaczego firmy najczęściej są niezadowolone ze sprzątania
W 90 procentach przypadków problem nie wynika z tego, że „firma nie sprząta”. Problem wynika z tego, że współpraca została źle ustawiona od początku. Zakres jest opisany ogólnie, standardy nie są zdefiniowane, a komunikacja odbywa się chaotycznie. Wtedy nawet porządna ekipa może nie trafić w oczekiwania, bo nikt ich nie nazwał wprost.
Druga sprawa to różne strefy biura. Wejście i recepcja to wizytówka. Kuchnia i toalety to higiena. Sale konferencyjne to wizerunek przed klientem. Open space i gabinety to codzienny komfort pracy. Jeśli firma sprzątająca traktuje te strefy jednakowo, a Ty oczekujesz, że kuchnia i toalety będą „na tip top” codziennie, to konflikt jest pewny.
Trzecia sprawa to bezpieczeństwo i zaufanie. Biuro to nie hala, gdzie sprzątanie dotyczy tylko podłogi. W biurze są dokumenty, sprzęt, dane klientów, czasem gotówka, czasem drogie urządzenia. Jeżeli firma sprzątająca ma działać po godzinach, zasady muszą być jasne, inaczej robi się nerwowo.
Błąd 1 Wybór tylko po cenie
Najtańsza oferta często wygląda kusząco. Tylko że w sprzątaniu cena wynika głównie z czasu pracy, jakości środków, organizacji zespołu i nadzoru. Jeśli cena jest bardzo niska, to zwykle ktoś policzył za mało czasu na obiekt albo oszczędza na ludziach. A wtedy pojawiają się klasyczne objawy. Sprzątanie jest szybkie, powierzchowne, z pominięciem szczegółów. Toalety bywają „zrobione”, ale bez dokładności. Kuchnia jest przetarta, ale wokół kosza zostaje brud.
Najgorsze jest to, że takie oszczędności wracają bokiem. Bo zaczynasz dopłacać w postaci dodatkowych zleceń, poprawek albo nerwów pracowników, którzy w końcu sami „ogarnią blat”, żeby się dało normalnie funkcjonować.
Jak to ominąć. Porównuj oferty nie po samej kwocie, tylko po tym, co dokładnie jest w cenie. Sprawdź liczbę wizyt, proponowany czas pracy na obiekcie, zakres stref i czynności. Dopiero potem patrz na cenę.
Błąd 2 Niejasny zakres i częstotliwość
To jest jeden z najczęstszych powodów, dlaczego współpraca siada po miesiącu. W umowie jest „sprzątanie biura 3 razy w tygodniu”, ale nikt nie dopisał, co to znaczy. Dla jednej strony to trzy porządne serwisy z kuchnią, toaletami i powierzchniami wspólnymi. Dla drugiej strony to trzy krótsze wejścia, gdzie priorytetem jest podłoga i kosze, a reszta „jak starczy czasu”.
Rozwiązanie jest proste. Zakres dzielisz na strefy i wpisujesz częstotliwość. Na przykład toalety codziennie, kuchnia codziennie, recepcja i wejście codziennie, open space 3 razy w tygodniu, gabinety 2 razy w tygodniu, sale konferencyjne według harmonogramu lub po zgłoszeniu po spotkaniu.
Nie musisz pisać tego w skomplikowany sposób. Ważne, żeby dwie strony rozumiały to samo.
Błąd 3 Brak standardu jakości w strefach
Słowo „czysto” jest bardzo pojemne. Dla jednej osoby czysto znaczy, że nie ma śmieci. Dla innej czysto znaczy, że nie ma smug na blacie, kurzu na listwach i plam na drzwiach. Jeśli nie ustalisz standardu, będziesz miał „sprzątanie”, ale niekoniecznie takie, jakiego oczekujesz.
W biurach standard powinien być ustawiony priorytetami. Toalety i kuchnia muszą być utrzymywane na wysokim poziomie, bo tam najłatwiej o nieprzyjemne zapachy, skargi pracowników i problemy higieniczne. Potem wizerunek, czyli wejście, recepcja, sale konferencyjne. Dopiero potem reszta przestrzeni.
Warto też z góry określić, czego firma nie robi. Na przykład mycie naczyń pracowników, porządkowanie dokumentów na biurkach, przestawianie rzeczy osobistych. To też jest standard, tylko po drugiej stronie.
Potrzebujesz sprzątania dla obiektu w Lublinie?
Zostaw numer – oddzwonimy w ciągu 15 minut. Zero spamu, dzwonimy raz.
Błąd 4 Pominięcie bezpieczeństwa danych i mienia
Wybierając firmę sprzątającą, wiele firm skupia się na cenie i zakresie, a zapomina o tym, że sprzątanie to realny dostęp do przestrzeni pracy. Jeśli sprzątanie odbywa się po godzinach, pracownicy sprzątający poruszają się po biurze, wchodzą do sal, kuchni, czasem do gabinetów. Jeśli nie ma zasad, rośnie ryzyko nieporozumień, a w skrajnym przypadku ryzyko incydentu.
Co powinno być ustalone. Zasada porządku na biurkach, czyli dokumenty i nośniki danych chowamy do szafek lub zamykanych szuflad. Pomieszczenia wrażliwe, jak archiwum, księgowość, gabinet zarządu, serwerownia, powinny mieć jasne zasady dostępu. Czasem najlepiej, żeby takie pomieszczenia były sprzątane tylko w określone dni i tylko w obecności osoby odpowiedzialnej po stronie firmy.
W Lublinie wiele biur działa w modelu sprzątania popołudniowego lub wieczornego. Wtedy te zasady są jeszcze ważniejsze, bo w biurze nie ma nadzoru.
Błąd 5 Złe godziny sprzątania
Jeżeli sprzątanie odbywa się w środku dnia, często przeszkadza. Hałas, zapach środków, mycie podłogi w przejściach, odkurzanie w trakcie spotkań. Z kolei sprzątanie bardzo późno w nocy może kolidować z ochroną obiektu, systemem alarmowym albo ograniczeniami budynku.
Najczęściej najlepiej działa sprzątanie rano przed startem pracy albo po godzinach. Jeśli biuro jest duże, czasem warto rozdzielić prace na dwie krótsze wizyty. Na przykład rano toalety i wejście, a wieczorem reszta. To działa dobrze szczególnie tam, gdzie jest duży ruch i dużo osób korzysta z kuchni i toalet.
Błąd 6 Brak jednej osoby do kontaktu i zasad zgłoszeń
To jest temat, który wydaje się błahy, a w praktyce rozwala współpracę. Jeśli każdy zgłasza uwagi komu innemu, to po tygodniu nikt nie wie, co było poprawiane, co miało być zrobione i czy ktoś w ogóle dostał informację.
Powinno być jasno. Jedna osoba po stronie firmy, jedna po stronie klienta. Jeden kanał zgłoszeń. Najlepiej mail lub krótki komunikator służbowy. I prosta zasada, kiedy uwagi są wdrażane. Na przykład poprawka najpóźniej przy następnej wizycie lub w ciągu 24 godzin w przypadku spraw pilnych.
Błąd 7 Umowa ogólna bez zasad reklamacji i wyjścia
Umowy w stylu „świadczenie usług sprzątania” bez szczegółów są wygodne tylko do podpisu. Później zaczyna się spór, kto co rozumiał. Do tego dochodzi kwestia reklamacji. Jeśli nie ma zapisane, jak wygląda zgłoszenie i poprawka, to w razie problemów robi się chaos.
Druga sprawa to możliwość zakończenia współpracy. Jeżeli firma nie dowozi jakości, musisz mieć realną możliwość zakończenia umowy bez wielomiesięcznego „przeczekiwania”. Bardzo dobrze działa okres próbny. Na przykład miesiąc lub trzy miesiące. I jasne warunki wypowiedzenia.
Błąd 8 Brak OC i niejasna odpowiedzialność za szkody
Szkody się zdarzają. Zbita szyba, rozlana chemia, zarysowana powierzchnia, uszkodzone elementy wyposażenia. Jeżeli firma sprzątająca nie ma ubezpieczenia OC, problem spada na Ciebie.
Minimalny standard to aktualna polisa OC i zasady zgłaszania szkód. Warto też ustalić, jak firma postępuje w razie awarii lub incydentu. Na przykład natychmiastowe zgłoszenie do osoby kontaktowej i opis zdarzenia.
Błąd 9 Brak ustaleń kto zapewnia chemię i materiały
Materiały higieniczne i środki czystości to temat, który potrafi wkurzać najbardziej, bo braki są od razu widoczne. Papier toaletowy, mydło, ręczniki, worki do koszy, płyn do naczyń w kuchni. Jeśli nikt nie ustalił, kto to zapewnia i kto uzupełnia, to zawsze będzie „czyja to wina”.
Ustal na start, czy firma sprzątająca zapewnia chemię i materiały, czy tylko usługę. Jeżeli zapewnia, ustal standard jakości. Jeżeli zapewniasz Ty, ustal gdzie jest magazyn i jak wygląda informowanie o brakach.
Błąd 10 Brak prac okresowych i sprzątania „głębokiego”
Regularne sprzątanie bieżące nie zastąpi prac okresowych. Co z tego, że podłoga jest myta co tydzień, jeśli wykładzina potrzebuje prania, a okna są szare od miesięcy. W biurze z czasem zbiera się brud „techniczny”, którego nie widać od razu, ale który wpływa na wygląd i zapach przestrzeni.
Warto mieć w planie prace okresowe. Mycie okien i przeszkleń, pranie wykładzin i tapicerki, doczyszczanie posadzek, czyszczenie krzeseł, odkurzanie listew, czyszczenie drzwi i klamek. I najlepiej ustalić to wprost, czy firma to robi, czy poleca podwykonawcę, jak wygląda wycena i terminy.
Błąd 11 Rotacja osób i brak stałej ekipy
Stała ekipa to ogromna różnica. Ludzie znają obiekt, wiedzą gdzie są trudniejsze miejsca i co ma być dopilnowane. Rotacja powoduje spadek jakości, bo nowa osoba musi się uczyć na Twoim biurze. A Ty nie chcesz być miejscem nauki, tylko miejscem, gdzie usługa działa.
Warto zapytać, czy jest możliwość stałej obsady i jak wyglądają zastępstwa. Dobra firma ma plan. Słabsza firma działa „jak się uda”.
Błąd 12 Brak kontroli jakości i odbioru usługi
Jeżeli nikt nie sprawdza jakości, to jakość prawie zawsze siada z czasem. To normalne. Nie złośliwość. Po prostu rutyna. Dlatego warto mieć prosty system kontroli. Może to być krótki odbiór raz w tygodniu, sprawdzenie kuchni i toalet oraz szybka informacja zwrotna do osoby kontaktowej.
Najlepiej działa podejście spokojne i rzeczowe. Bez emocji. Jest problem, jest informacja, jest poprawka. Jeżeli firma reaguje szybko i poprawia, to współpraca ma sens. Jeśli się tłumaczy i kręci, to znak, że będzie tylko gorzej.
Jak wybrać firmę sprzątającą krok po kroku
Najprostszy, skuteczny schemat wygląda tak.
Najpierw robisz krótką analizę potrzeb biura. Ile jest osób, jakie są strefy, jakie są godziny pracy, co jest najważniejsze. Potem zapraszasz 2–4 firmy na krótką wizję lokalną, żeby wycena nie była „na oko”. Następnie porównujesz oferty po zakresie i częstotliwości, nie po cenie. Ustalasz okres próbny albo próbne sprzątanie. Dopiero potem podpisujesz umowę długoterminową.
To jest jedyny sensowny sposób, żeby nie wchodzić w długą współpracę w ciemno.
Co koniecznie ustalić przed startem współpracy
Ustal strefy i standardy. Ustal harmonogram i godziny sprzątania. Ustal zasady dostępu do biura. Ustal zasady bezpieczeństwa danych. Ustal kto zapewnia chemię i materiały. Ustal prace okresowe. Ustal kontakt i reklamacje. Ustal OC i odpowiedzialność za szkody. Ustal okres próbny i wypowiedzenie.
To wszystko brzmi jak „dużo”, ale to jest dokładnie to, co potem oszczędza miesiące nerwów.
FAQ
Podsumowanie
Najczęstsze błędy przy wyborze firmy sprzątającej są proste, ale kosztowne. Wybór tylko po cenie, niejasny zakres, brak standardu, brak ustaleń co do bezpieczeństwa i komunikacji. Jeśli ustawisz to dobrze na starcie, sprzątanie działa w tle i nie zajmuje Ci głowy. A o to chodzi w outsourcingu.
Potrzebujesz sprzątania dla obiektu w Lublinie?
Zostaw numer – oddzwonimy w ciągu 15 minut. Zero spamu, dzwonimy raz.
