Zarządca nieruchomości zwykle nie ma problemu z „podpisaniem umowy”.
Problem zaczyna się później: gdy pojawiają się skargi mieszkańców, smugi na podłodze, brudne lustra w windzie, brak papieru w toalecie części wspólnej albo ktoś się poślizgnie na mokrej posadzce.
Wtedy wychodzi na jaw, czy umowa była tarczą, czy tylko formalnością.
W tym poradniku pokazuję, jakie zapisy realnie zabezpieczają zarządcę w umowie z firmą sprzątającą i jak je zapisać tak, żeby nie było „niedomówień”.
Dlaczego umowa jest tarczą zarządcy, a nie formalnością
Wspólnota lub zarządca jest na pierwszej linii ognia.
To do zarządcy dzwonią mieszkańcy, gdy „znowu brudno”, „śmierdzi w klatce”, „ktoś rozmazał błoto w windzie” albo „nikt nie umył poręczy od tygodnia”.
Dobra umowa nie polega na tym, że wpisze się „sprzątanie klatek schodowych raz w tygodniu”.
Dobra umowa rozpisuje odpowiedzialność, sposób kontroli, standard i reakcję na reklamacje.
I jeszcze jedno: umowa ma działać w Lublinie w realiach wspólnot mieszkaniowych.
Czyli: różny stan techniczny klatek, zimą śnieg i piach w wiatrołapie, latem kurz i pył, do tego rosnące oczekiwania mieszkańców.
Jeśli szukasz wykonawcy do stałej obsługi, zobacz też: Sprzątanie wspólnot mieszkaniowych oraz Sprzątanie klatek schodowych.
A jeśli masz duże posadzki w garażu lub w częściach wspólnych, ważne będzie też maszynowe mycie posadzek.
Przedmiot umowy: co dokładnie ma być sprzątane
Tu zaczyna się większość sporów.
Jedna strona „ma to w głowie”, druga interpretuje po swojemu.
W przedmiocie umowy wpisz nie tylko nazwę obiektu, ale też strefy i elementy.
Najlepiej opisać to prostą listą stref.
Strefy typowe dla wspólnoty w Lublinie:
- klatki schodowe (posadzki, schody, spoczniki)
- wiatrołapy i strefa wejścia
- korytarze piwniczne, suszarnie, wózkownie (jeśli dotyczy)
- windy (kabina, drzwi, panele, lustro)
- garaże podziemne, ciągi komunikacyjne
- pomieszczenia techniczne (tylko jeśli dopuszczacie dostęp)
- teren zewnętrzny: chodniki, dojścia, strefa śmietnikowa, wejścia do klatek
Warto też dopisać elementy „drobne”, które robią największą różnicę w ocenie mieszkańców: poręcze, listwy, wyłączniki, klamki, skrzynki pocztowe, gabloty informacyjne.
Przykładowy zapis do umowy
„Przedmiotem umowy jest utrzymanie czystości w częściach wspólnych nieruchomości przy ul. … w Lublinie, obejmujące w szczególności: wiatrołapy, klatki schodowe, korytarze na kondygnacjach, windy, strefę wejścia, pomieszczenie na odpady oraz ciągi komunikacyjne w garażu (jeżeli występują), zgodnie z harmonogramem i checklistą stanowiącą załącznik nr 1.”
Zakres prac i częstotliwość: jak to zapisać
Jeżeli zakres jest ogólny, to w reklamacji zawsze będzie „to nie było w umowie”.
Dlatego rozpisuj prace w cyklach: codziennie / tygodniowo / miesięcznie / sezonowo.
Dla wspólnot najbezpieczniejsze jest podejście: minimum stałe + prace okresowe.
Wtedy firma ma jasność, a zarządca ma narzędzie do kontroli.
Jak zapisać częstotliwość (żeby nie było dyskusji)
Zamiast „regularnie” wpisz konkret: ile razy i co dokładnie.
Zamiast „mycie podłóg” wpisz: „mycie na mokro z użyciem środka neutralnego”.
Przykładowe zapisy do umowy: codziennie / tygodniowo / miesięcznie
Codziennie (w dni robocze): zamiatanie/odkurzanie wiatrołapów i stref wejścia, usuwanie widocznych zabrudzeń z posadzek na parterze, opróżnienie koszy (jeśli są), usunięcie pajęczyn w zasięgu ręki, kontrola czystości windy (jeżeli intensywny ruch).
2–3 razy w tygodniu: mycie na mokro posadzek klatki i wiatrołapu, mycie poręczy i klamek, czyszczenie lustra w windzie, usuwanie śladów palców z przeszkleń drzwi.
Raz w tygodniu: mycie schodów i spoczników, czyszczenie listew przy podłodze, mycie drzwi wejściowych (wewnątrz), przetarcie skrzynek pocztowych.
Raz w miesiącu: mycie lamperii do wysokości … cm (jeżeli występuje), czyszczenie krat wentylacyjnych w zasięgu ręki, dokładne mycie kabiny windy, doczyszczenie narożników.
Sezonowo: w okresie jesienno-zimowym zwiększona częstotliwość prac w wiatrołapie oraz usuwanie błota/soli z posadzek; w okresie wiosennym doczyszczenie piasku po zimie.
„Co znaczy czysto” czyli standard, który rozumie każdy
To jest jeden z najważniejszych fragmentów umowy.
Bo jeśli standardu nie zdefiniujesz, to każdy będzie miał swoje „wystarczy”.
Zapisz standard przez efekty, nie przez obietnice.
Czyli: brak smug, brak piasku, brak pajęczyn, brak zapachu, brak śmieci.
„Za standard wykonania usługi uznaje się w szczególności: brak widocznych zabrudzeń na posadzkach w częściach wspólnych, brak smug po myciu na mokro, brak zalegających śmieci w wiatrołapach i na klatkach, czyste poręcze i klamki bez widocznych śladów dłoni oraz brak nieprzyjemnych zapachów wynikających z zaniedbania sprzątania.”
Standard jakości i kontrola: checklisty, protokoły, odbiory
Zarządca nie ma czasu „chodzić z palcem po poręczy” codziennie.
Umowa powinna więc budować system: kontrola okresowa + prosta dokumentacja.
Najlepszy model w praktyce wspólnot to checklista jako załącznik.
Druga rzecz: protokół odbioru miesięcznego albo kwartalnego (krótki, 1 strona).
Jak to ugryźć praktycznie
- checklista stref (wiatrołap, klatka, winda, garaż)
- częstotliwości wpisane przy czynnościach
- miejsce na podpis osoby sprzątającej (data i godzina)
- miejsce na uwagi zarządcy / administratora
- możliwość dołączenia zdjęć „przed/po” przy reklamacjach (e-mail wystarczy)
„Wykonawca prowadzi checklistę realizacji usługi (załącznik nr 1) i udostępnia ją Zamawiającemu na żądanie. Raz w miesiącu strony dokonują odbioru usługi w formie krótkiego protokołu (załącznik nr 2). Brak protokołu odbioru nie pozbawia Zamawiającego prawa do reklamacji.”
Reklamacje i czas reakcji: najważniejsza część umowy
To tutaj wygrywa się albo przegrywa współpracę.
Bo nawet najlepsza firma ma potknięcia. Różnica polega na tym, czy reaguje od razu i czy da się to egzekwować.
Ustal prostą procedurę: kto zgłasza, jak zgłasza, w jakim czasie firma ma zareagować.
I co się dzieje, jeśli nie zareaguje.
Czas reakcji i poprawki
W umowie wpisz dwa czasy: czas potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i czas usunięcia problemu.
Dla wspólnot sprawdzają się widełki typu: potwierdzenie do 24h, poprawka do 48h (a w sytuacjach pilnych szybciej).
„Reklamacje zgłaszane są mailowo na adres … lub poprzez wskazaną osobę kontaktową. Wykonawca potwierdza przyjęcie reklamacji w ciągu 24 godzin. Usunięcie uchybień następuje w ciągu 48 godzin, a w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa (np. śliska posadzka) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 4 godzin.”
Co gdy brak reakcji
Tu wchodzi zapis o potrąceniu lub karze umownej.
Bez tego reklamację da się „przeczekać”.
„W przypadku braku reakcji w terminach wskazanych powyżej Zamawiający ma prawo zlecić wykonanie poprawki podmiotowi trzeciemu na koszt Wykonawcy lub dokonać potrącenia z najbliższej faktury w wysokości udokumentowanych kosztów poprawki.”
Potrzebujesz sprzątania dla obiektu w Lublinie?
Zostaw numer – oddzwonimy w ciągu 15 minut. Zero spamu, dzwonimy raz.
Odpowiedzialność za szkody i OC wykonawcy
Jeżeli firma sprzątająca uszkodzi domofon, windę, drzwi, posadzkę albo zaleje korytarz, zarządca nie chce zostać z tym sam.
Dlatego obowiązkowe są dwa elementy: odpowiedzialność + polisa OC.
Poproś o polisę OC i wpisz w umowie minimalną sumę gwarancyjną.
W Lublinie przy większych obiektach to nie powinno być „symboliczne”.
„Wykonawca posiada ubezpieczenie OC działalności w zakresie świadczonych usług sprzątania, obejmujące szkody rzeczowe i osobowe, z sumą gwarancyjną nie niższą niż … zł. Kopia polisy stanowi załącznik nr … i podlega aktualizacji na każde żądanie Zamawiającego.”
Procedura zgłoszenia szkody
To też warto opisać, bo w praktyce liczy się czas i dowody.
„Zamawiający zgłasza szkodę mailowo, dołączając opis i zdjęcia. Wykonawca przystępuje do czynności wyjaśniających w ciągu 48 godzin i przedstawia sposób naprawy szkody lub zgłoszenie do ubezpieczyciela w terminie 7 dni.”
BHP, poślizgnięcia i wypadki: jak zabezpieczyć zarządcę
Sprzątanie części wspólnych to realne ryzyko poślizgnięcia.
Najczęściej w wiatrołapie, przy wejściu, na schodach albo w garażu.
Umowa powinna wymusić działania zabezpieczające.
Nie „na oko”, tylko jako standard.
Co powinno się znaleźć w zapisach BHP
- oznaczenia „uwaga ślisko” przy myciu
- stosowanie taśm lub pachołków, jeśli trzeba odgrodzić fragment
- mycie w godzinach mniejszego ruchu (np. wczesny ranek)
- dobór chemii i techniki do powierzchni (żeby nie robić „lodowiska”)
- zakaz pozostawiania sprzętu w przejściach i na schodach
„Wykonawca zobowiązuje się do stosowania oznakowania ostrzegawczego podczas prac mokrych oraz do organizacji prac w sposób minimalizujący ryzyko poślizgnięcia. Sprzęt i środki nie mogą blokować przejść, schodów ani wyjść ewakuacyjnych.”
Dostęp do obiektu i bezpieczeństwo
Klucze, kody, piloty, wejścia do pomieszczeń technicznych.
To temat, który potrafi wysadzić współpracę, jeśli jest niejasny.
Najbezpieczniej jest wprowadzić rejestr dostępu i zakaz przekazywania kluczy osobom trzecim.
Jeżeli jest monitoring, dopisz zasady związane ze zdjęciami w reklamacji (żeby nikt nie robił zdjęć mieszkańcom, tylko zabrudzeniom).
„Wykonawca otrzymuje dostęp do nieruchomości w zakresie niezbędnym do wykonania usługi. Klucze/kody nie mogą być przekazywane osobom trzecim. Wykonawca prowadzi ewidencję osób wykonujących usługę (imię, nazwisko lub identyfikator, data, godzina). Dokumentacja zdjęciowa może dotyczyć wyłącznie stanu czystości elementów wspólnych i nie może obejmować wizerunku mieszkańców ani danych wrażliwych.”
Materiały i środki czystości: kto kupuje i jakie wymagania
Wspólnoty często „gubią się” na tym zapisie.
Jedni zakładają, że firma ma wszystko. Drudzy, że wspólnota kupuje chemię.
Wpisz jasno: kto zapewnia środki i sprzęt.
A jeśli zapewnia firma, to wpisz wymagania: środki atestowane, karty charakterystyki, brak agresywnych preparatów niszczących powierzchnie.
„Wykonawca zapewnia środki czystości i sprzęt niezbędny do wykonania usługi. Środki muszą być dopuszczone do stosowania w obiektach użytkowanych przez ludzi, zgodne z przeznaczeniem powierzchni. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca udostępnia karty charakterystyki stosowanych preparatów.”
Kary umowne i potrącenia: jak to ustawić, żeby działało
Kary umowne nie są po to, żeby „karać”.
Są po to, żeby motywować do reakcji i trzymać standard.
Nie przesadzaj z wysokością, ale ustaw je tak, by były realne.
Najczęściej spotykane przypadki: brak realizacji, brak poprawki po reklamacji, brak obsady, rażące zaniedbanie.
„Za brak realizacji usługi w ustalonym terminie Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości … zł za każde zdarzenie. Za brak usunięcia uchybień po reklamacji w terminie … Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości … zł. Zamawiający ma prawo potrącić kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy.”
Zastępstwa, choroby, ciągłość usługi
Wspólnota nie interesuje się tym, że „ktoś zachorował”.
Ma być czysto, bo mieszkańcy wchodzą codziennie.
Zapisz obowiązek zapewnienia zastępstwa i minimalnej obsady.
Dopisz też, że zmiana osoby sprzątającej wymaga przeszkolenia i zachowania standardu.
„Wykonawca zapewnia ciągłość świadczenia usługi. W razie nieobecności personelu Wykonawca zapewnia zastępstwo bez dodatkowych kosztów. Zmiany personelu nie mogą powodować obniżenia standardu usługi.”
Wypowiedzenie umowy i zmiana wykonawcy
To sekcja, którą wiele osób czyta dopiero „gdy jest źle”.
A to błąd, bo właśnie tu powinna być spokojna, jasna procedura.
Ustal okres wypowiedzenia, rozliczenie, zwrot kluczy, inwentaryzację.
Dopisz też zasady przekazania informacji o harmonogramie i stanie obiektu (żeby nowy wykonawca nie startował „w ciemno”).
„Umowa może zostać wypowiedziana z zachowaniem okresu wypowiedzenia … miesiąca. W dniu zakończenia współpracy Wykonawca zwraca klucze/karty dostępu oraz przekazuje Zamawiającemu checklisty i protokoły z ostatniego okresu rozliczeniowego. Strony sporządzają protokół końcowy.”
Szkielet załączników do umowy
Załączniki robią robotę, bo konkrety są poza „ładnymi zdaniami” umowy.
Proponuję taki zestaw:
- Harmonogram prac (dzienne/tygodniowe/miesięczne/sezonowe).
- Checklista stref z miejscem na datę i podpis.
- Mapka obiektu ze strefami (wejścia, winda, garaż, śmietnik).
- Standardy czystości (krótko opisane efekty).
- Protokół reklamacji (kto zgłasza, co, kiedy, jak dokumentuje).
- Protokół odbioru okresowego (miesięczny lub kwartalny).
- Kopia polisy OC + dane kontaktowe do zgłoszeń szkód.
Podsumowanie: checklista zarządcy
Jeśli chcesz się zabezpieczyć, zrób dziś te rzeczy:
- Rozpisz strefy obiektu i elementy „wrażliwe” (wiatrołap, winda, poręcze, garaż).
- Ustal częstotliwość w cyklach i wpisz ją do harmonogramu jako załącznik.
- Zdefiniuj standard czystości przez efekty (smugi, piasek, zapach, ślady dłoni).
- Wprowadź checklistę i odbiór okresowy.
- Ustal reklamacje: sposób zgłoszenia, czas reakcji i czas poprawki.
- Wpisz OC wykonawcy i procedurę szkody.
- Dodaj zapisy BHP (oznaczenia „ślisko”, organizacja prac, brak blokowania przejść).
- Zabezpiecz dostęp: klucze, rejestr, zakaz udostępniania, zasady zdjęć.
FAQ
Podsumowanie
Dobra umowa z firmą sprzątającą ma chronić zarządcę wtedy, gdy pojawiają się skargi, reklamacje i sytuacje sporne. Jeżeli w dokumencie są tylko ogólne hasła o „utrzymaniu czystości”, to w praktyce nie da się niczego egzekwować, a odpowiedzialność i tak spada na zarządcę. Dlatego najważniejsze jest, żeby umowa była konkretna i oparta na jasnych zasadach: co dokładnie jest sprzątane, jak często, w jakim standardzie i jak wygląda kontrola. Równie ważne są reklamacje z terminami reakcji, obowiązek poprawek oraz możliwość potrąceń lub kar, jeśli usługa nie jest wykonywana tak jak ustalono.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa zarządcy kluczowe są też zapisy o OC wykonawcy, procedurze zgłaszania szkód, zasadach BHP (szczególnie przy mokrych pracach) oraz kontrolowanym dostępie do obiektu. Jeśli do tego dołożysz sensowne załączniki: harmonogram, checklistę, mapkę stref i protokoły, to masz w ręku narzędzie, które naprawdę działa. Efekt jest prosty: mniej nerwów, mniej telefonów od mieszkańców i współpraca, którą można spokojnie prowadzić miesiącami, bez ciągłego gaszenia pożarów.
Potrzebujesz sprzątania dla obiektu w Lublinie?
Zostaw numer – oddzwonimy w ciągu 15 minut. Zero spamu, dzwonimy raz.
